วิธีใช้ฟีเจอร์ปฏิทินการจองบน Systeme.io

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ปฏิทินการจองบน systeme.io

การเข้าถึงเมนูปฏิทิน

คุณสามารถเข้าถึงส่วน Calendar (ปฏิทิน) ได้จากเมนู CRM ใน systeme.io

ภายในส่วนปฏิทิน คุณจะพบแท็บหลักสามแท็บ:

• Events (กิจกรรม)
• Bookings (การจอง)
• Availability (เวลาที่ว่าง)

Events (กิจกรรม):

แท็บนี้แสดงกิจกรรมทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น คุณสามารถดูและสร้างกิจกรรมใหม่ได้

ตัวอย่างกิจกรรม: “การปรึกษาฟรี” หรือ “เซสชันทางเทคนิค”

วิธีสร้างกิจกรรม

1. หากต้องการสร้างกิจกรรม ให้คลิก Create new event (สร้างกิจกรรมใหม่) ในแท็บ Events
2. หน้าต่างป็อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือก event type (ประเภทกิจกรรม):

• Individual event (กิจกรรมรายบุคคล): แต่ละช่วงเวลาสามารถจองได้เพียงคนเดียว เหมาะสำหรับการสอนงานแบบ 1 ต่อ 1, การให้คำปรึกษา และการโทรเพื่อแนะนำบริการ
• Group event (กิจกรรมกลุ่ม): หลายคนสามารถจองในช่วงเวลาเดียวกันได้ เหมาะสำหรับการจัดสัมมนาออนไลน์ (webinars), เวิร์กชอปกลุ่ม และคลาสเรียนออนไลน์

3. เลือกตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการของคุณแล้วคลิก Confirm (ยืนยัน) เพื่อดำเนินการต่อ

หลังจากยืนยันการเลือกของคุณแล้ว คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าการตั้งค่ากิจกรรม ซึ่งคุณสามารถกำหนดรายละเอียดของกิจกรรมได้ดังนี้:

• ชื่อกิจกรรม (Event name)
• ชื่อผู้จัด (Host name)
• ระยะเวลากิจกรรม (Event duration)
• รูปภาพผู้จัด (Host photo) (โดยค่าเริ่มต้นจะใช้รูปโปรไฟล์ของคุณ แต่สามารถปรับแต่งได้)

การตั้งค่าสถานที่ (Location settings):

คุณสามารถเลือกประเภทสถานที่ได้สามแบบ:

• Online meeting (การประชุมออนไลน์)
• Phone (โทรศัพท์)
• In person (นัดพบด้วยตนเอง)

• Online meeting: เลือกการเชื่อมต่อที่รองรับ (ปัจจุบันคือ Zoom หรือ Google Meet) หรือป้อนลิงก์การประชุมที่กำหนดเอง

• Phone: ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ การประชุมจะดำเนินผ่านโทรศัพท์

• In person: ป้อนที่อยู่จริงและหมายเลขโทรศัพท์

• คำอธิบายกิจกรรม (Event description): เพิ่มคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับกิจกรรม ซึ่งจะแสดงในหน้าการจองของคุณ

• Google Calendar:

เพิ่มกิจกรรมนี้ใน Google Calendar: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มการนัดหมายที่จองไว้ใน Google Calendar ของคุณโดยอัตโนมัติ

เลือกปฏิทิน: เลือกปฏิทิน Google เฉพาะที่คุณต้องการให้บันทึกการจอง ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบกิจกรรมในปฏิทินต่างๆ แทนที่จะใช้เพียงปฏิทินเริ่มต้นของคุณ เพียงเลือกปฏิทินที่ต้องการจากเมนูแบบดรอปดาวน์

การตั้งค่าเวลาที่ว่างของกิจกรรมของคุณ:

ในส่วนนี้ คุณสามารถกำหนดเวลาที่ว่างสำหรับกิจกรรมเฉพาะได้

1. ตัวเลือกช่วงวันที่ (Date Range Options): ผู้ถูกเชิญสามารถจองได้:

• อย่างไม่มีกำหนดในอนาคต (1): ตัวเลือกนี้ช่วยให้ผู้ถูกเชิญสามารถจองกิจกรรมของคุณได้ทุกเมื่อในอนาคตโดยไม่มีวันสิ้นสุด เหมาะสำหรับกิจกรรมต่อเนื่องที่ไม่ต้องอัปเดตช่วงวันที่บ่อยๆ
• จำนวนวันในอนาคต (2): กำหนดจำนวนวันที่ผู้ถูกเชิญสามารถจองล่วงหน้าได้ (เช่น 30, 60 หรือ 90 วันนับจากวันนี้)
• ภายในช่วงวันที่ (3): เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยตนเองสำหรับช่วงเวลาที่กิจกรรมของคุณเปิดให้จอง

2. ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าขั้นต่ำ (Minimum Notice Period) (4)

• กำหนดว่าผู้ถูกเชิญต้องจองล่วงหน้าเท่าใด เช่น "2 ชั่วโมง" หมายความว่าต้องจองอย่างน้อย 2 ชั่วโมงก่อนการประชุมจะเริ่ม

3. กำหนดเวลาการยกเลิก (Cancellation Deadline) (5)

• กำหนดว่าผู้ถูกเชิญสามารถยกเลิกได้นานเท่าใดก่อนเริ่มการประชุม "0 ชั่วโมง" หมายถึงอนุญาตให้ยกเลิกได้จนถึงเวลาเริ่มประชุม ในขณะที่ "24 ชั่วโมง" จะช่วยป้องกันการยกเลิกในนาทีสุดท้าย

4. ชั่วโมงที่ว่าง (Available Hours)

• คุณสามารถกำหนดเวลาที่ว่างได้ด้วยตนเอง หรือใช้การตั้งค่าเวลาที่ว่างสากลโดยเปิดตัวเลือก Use global availability (ใช้เวลาที่ว่างสากล)

การตั้งค่าขั้นสูงในหน้าการสร้างกิจกรรม:

ตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติมประกอบด้วย:

• การเพิ่มช่วงเวลาเริ่มต้น (Start time increments): กำหนดความถี่ที่ช่วงเวลาจะปรากฏ (เช่น ทุกๆ 15 นาที)
• ขีดจำกัดรายวัน (Daily limit): จำนวนการจองสูงสุดต่อวัน
• เวลาพัก (Buffer time): เวลาที่เพิ่มก่อนหรือหลังการจองแต่ละครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการนัดหมายที่ติดกันเกินไป
• การแสดงโซนเวลา (Time zone display): เลือกว่าจะให้เวลาการนัดหมายแสดงในโซนเวลาของผู้จัดหรือของผู้เข้าชม

นี่คือตัวอย่างปฏิทินสำหรับกิจกรรมที่มีตัวเลือกสถานที่สองแห่ง (โทรศัพท์ และ นัดพบด้วยตนเอง), ช่วงเวลาการจอง 30 นาที และว่างเฉพาะวัน อังคาร และ พุธ เท่านั้น

Bookings (การจอง):

แท็บนี้ช่วยให้คุณจัดการการนัดหมายทั้งหมดที่จองผ่านปฏิทินของคุณ

ฟีเจอร์หลัก:

• ดูรายการการจองทั้งหมดของคุณ
• ยกเลิกการจองโดยคลิกที่ Cancel booking (ยกเลิกการจอง)

จากนั้นคลิกที่ Confirm (ยืนยัน) เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการยกเลิก

• เปลี่ยนตารางการประชุมใหม่โดยคลิกที่ Reschedule booking (เปลี่ยนตารางการจอง)

เลือกวันที่และเวลาที่คุณต้องการสำหรับการเปลี่ยนตารางนัดหมาย แล้วคลิก Apply (นำไปใช้) เพื่อยืนยัน

• หากต้องการดูรายละเอียดการจอง ให้คลิก Booking details (รายละเอียดการจอง)

ป็อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดทั้งหมดของการจองของคุณ คุณยังสามารถยกเลิกหรือเปลี่ยนตารางการจองจากป็อปอัปนี้ได้เช่นกัน

Availability (เวลาที่ว่าง):

ในแท็บนี้ คุณสามารถกำหนดค่า เวลาที่ว่างสากล (global availability) สำหรับกิจกรรมทั้งหมด

• เวลาที่ว่างรายสัปดาห์ (Weekly availability): กำหนดช่วงเวลาเริ่มต้นสำหรับแต่ละวันในสัปดาห์

คุณยังสามารถกำหนด ช่วงเวลาหลายช่วง ในวันเดียวกันได้หากต้องการ

• เวลาที่ว่างเฉพาะวันที่ (Date-Specific Availability)

  ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อเพิ่มวันที่ระบุเฉพาะที่คุณว่าง ซึ่งจะไปแทนที่ตารางเวลาปกติรายสัปดาห์ของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการเพิ่มเวลาที่ว่างเพิ่มเติมในวันที่ปกติคุณไม่ว่าง หรือสำหรับช่วงเวลาพิเศษครั้งเดียว

  คลิก + Add a new date (เพิ่มวันที่ใหม่) ภายใต้ "Date-specific availability" เพื่อเลือกวันที่และเวลาที่ต้องการเปิดให้จอง

• เวลาที่ปิดทำการ (Time-Off)

  ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อปิดกั้นวันที่ระบุเฉพาะที่คุณไม่ว่าง แม้ว่าเวลาที่ว่างรายสัปดาห์ของคุณจะแสดงว่าว่างก็ตาม สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการไปพักผ่อน วันหยุด หรือภารกิจส่วนตัว

  คลิก + Add a new date (เพิ่มวันที่ใหม่) เพื่อเลือกวันที่คุณต้องการทำเครื่องหมายว่าไม่ว่างสำหรับการจอง

เราขอแนะนำให้อ่านบทความ "วิธีเพิ่มปฏิทินของ systeme.io ลงในหน้าของคุณ" สำหรับคำแนะนำในการฝังปฏิทินของคุณลงในหน้าเว็บ