การตั้งค่าแคมเปญอีเมล: คู่มือสำหรับสถานการณ์ทั่วไปและข้อควรพิจารณาที่สำคัญ

คำแนะนำนี้ครอบคลุมสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดที่คุณอาจเจอเมื่อกำหนดค่าแคมเปญอีเมลของคุณ รวมถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้การทำงานอัตโนมัติของคุณราบรื่น

1. ลำดับการส่งอีเมล

ลำดับของอีเมลในแคมเปญเป็นไปตามตรรกะจากบนลงล่าง: อีเมลที่อยู่ด้านบนสุดจะถูกส่งเป็นอันแรก อย่างไรก็ตาม โปรดสังเกตพฤติกรรมของอีเมลใหม่ก่อนที่จะเปิดใช้งาน

เมื่อคุณเพิ่มอีเมลใหม่ลงในแคมเปญ อีเมลดังกล่าวจะปรากฏที่ด้านบนของรายการตราบเท่าที่ยังไม่ถูกเปิดใช้งาน (แสดงด้วยจุดสีเทา) เนื่องจากไม่มีคำสั่ง "ส่งหลังจาก" ที่ระบุไว้ จึงยังไม่ได้ถูกรวมเข้ากับลำดับตามเวลาของแคมเปญ

2. การเพิ่มอีเมลใหม่ลงในลำดับที่เปิดใช้งาน

หากคุณเพิ่มอีเมลใหม่ไปยังตอนต้นหรือกลางของลำดับ จะมีเพียงผู้ติดต่อที่ยังไม่ถึงขั้นตอนนั้นเท่านั้นที่จะได้รับอีเมลนั้น

ผู้ติดต่อที่ผ่านจุดนั้นไปแล้วจะไม่ได้รับอีเมลใหม่ย้อนหลัง

สถานการณ์ตัวอย่าง:

พิจารณาตรรกะลำดับต่อไปนี้:

• "อีเมล 1" ถูกส่งเป็นลำดับแรกไปยังผู้ติดต่อ 9 ราย.
• จากนั้นคุณแทรก "อีเมลใหม่" ในตำแหน่งที่สอง
• "อีเมล 2" ยังคงอยู่ในตำแหน่งที่สามและได้ถูกส่งไปแล้วให้ผู้ติดต่อ 12 ราย

ข้อสรุปสำคัญ:

• ผู้ติดต่อที่อยู่ในขั้นตอนก่อนหน้าจะได้รับ "อีเมลใหม่" เป็นลำดับถัดไป
• ผู้ติดต่อที่ได้ก้าวไปไกลกว่าแล้ว (และได้รับ "อีเมล 2" แล้ว) จะไม่ได้รับ อีเมลที่แทรกเข้าไป

โดยสรุป อีเมลที่แทรกจะถูกส่งเฉพาะให้กับผู้ติดต่อที่ยัง ไม่ถึงขั้นตอนนั้น ของแคมเปญเท่านั้น

3. การเพิ่มอีเมลเป็นขั้นตอนสุดท้ายของแคมเปญ

เมื่อคุณเพิ่มอีเมลเป็นขั้นตอนสุดท้ายสุด อีเมลนั้นจะถูกส่งไปยังผู้ติดต่อทั้งหมดที่ยังคงสมัครรับแคมเปญอยู่

4. การทำงานของการหน่วงเวลาสำหรับอีเมลที่เพิ่งถูกเพิ่ม

เมื่อเพิ่มอีเมลในตอนกลางหรือท้ายของลำดับ สิ่งสำคัญคือการเข้าใจว่าระบบคำนวณ การหน่วงเวลาระหว่างอีเมล อย่างไร

ตัวอย่าง:

แคมเปญของคุณขณะนี้มีอีเมล 2 ฉบับ:

• อีเมล 1: ส่ง 5 นาทีหลังการสมัคร.
• อีเมล 2: ส่ง 24 ชั่วโมงหลังอีเมลแรก.

ผู้ติดต่อสมัครในวันที่ 01/01/2025 เวลา 10:00 น..

• พวกเขาได้รับ อีเมล 1 เมื่อเวลา 10:05 น.
• พวกเขาได้รับ อีเมล 2 ในวันที่ 01/02/2025 เวลา 10:05 น.

ในวันที่ 01/15/2025 คุณเพิ่ม อีเมล 3 โดยตั้งค่าให้ส่ง 24 ชั่วโมงหลังอีเมลก่อนหน้า.

ในกรณีนี้ สำหรับผู้ติดต่อที่ได้รับอีเมล 2 ไปแล้ว อีเมล 3 จะถูกส่ง ทันที.

ทำไม? เพราะการหน่วงเวลา 24 ชั่วโมงถูกคำนวณจาก วันที่ได้รับอีเมลล่าสุด (2 มกราคม) ไม่ใช่จากวันที่คุณเพิ่มอีเมลใหม่ในระบบ (15 มกราคม). เนื่องจากผ่านมาเกิน 24 ชั่วโมงนับตั้งแต่วันที่ 2 มกราคม เงื่อนไขจึงเป็นจริงทันที.

โปรดจำไว้เสมอว่าการหน่วงเวลาในการส่งขึ้นอยู่กับ ความคืบหน้าจริงของผู้ติดต่อ ผ่านลำดับ ไม่ใช่ช่วงเวลาที่อีเมลถูกสร้าง.

5. เงื่อนไขการส่งอีเมลและการกำหนดเวลา

เงื่อนไขทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ ต้องเป็นจริง ก่อนที่จะส่งอีเมลแคมเปญ หากเงื่อนไขใดไม่เป็นจริงทันที การส่งอีเมลจะถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงช่วงเวลาที่สามารถส่งได้ครั้งถัดไป.

คุณสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์เฉพาะได้สูงสุด สามรายการ:

ตัวเลือกการกำหนดเวลา:

1. ตั้งค่าการหน่วงเวลา

   เลือกช่วงเวลาระหว่างอีเมลในลำดับ (วัน ชั่วโมง หรือ นาที).

2. เลือกเวลาที่แน่นอน

   ระบุ ชั่วโมงที่แน่นอน ของวันสำหรับการส่งอีเมล.

3. เลือกวันในการส่ง

   เลือกว่า วันในสัปดาห์ ใดบ้างที่อนุญาตให้ส่งอีเมล.

ตัวอย่าง:

คุณตั้งเวลาให้ อีเมล 2 ด้วยเงื่อนไขดังนี้:

• ส่ง 2 วันหลังอีเมล 1
• เวลา 10:00 น.
• วันจันทร์ถึงวันศุกร์เท่านั้น

หากอีเมล 1 ถูกส่งในวันพฤหัสบดีเวลา 15:00 น.:

• การหน่วงเวลา 2 วันจะผลักการส่งที่กำหนดไปเป็น วันเสาร์เวลา 15:00 น.
• อย่างไรก็ตาม เนื่องจากอีเมลถูกจำกัดให้ส่งเฉพาะ วันจันทร์ถึงวันศุกร์ และกำหนดเวลาเป็น 10:00 น. การส่งจะถูกเลื่อนไปเป็น วันจันทร์ถัดไปเวลา 10:00 น.

6. การแก้ไขเงื่อนไขในแคมเปญที่กำลังใช้งาน

สำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าการเปลี่ยนการตั้งค่าจะส่งผลต่อผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนแล้วอย่างไร

• สถานการณ์: ผู้ติดต่อกำลังลงทะเบียนและได้รับอีเมลบางฉบับแล้ว.
• การกระทำ: คุณแก้ไขเงื่อนไขการส่งสำหรับอีเมลในอนาคตในลำดับนั้น.

ผลลัพธ์:

• เงื่อนไขใหม่จะใช้กับ ผู้ติดต่อใหม่ เท่านั้นที่สมัครรับแคมเปญ หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงถูกบันทึก.
• ผู้ติดต่อที่มีอยู่ในลำดับอยู่แล้วจะยังคงได้รับอีเมลตาม เงื่อนไขเดิม ที่มีอยู่เมื่อพวกเขาสมัครรับครั้งแรก.

เคล็ดลับ: นึกถึงแคมเปญเหมือนรถไฟบนราง แต่ละ "ตู้" (ผู้ติดต่อ) จะตามรูปแบบของรางที่มีอยู่เมื่อเริ่มการเดินทาง การเปลี่ยนรูปแบบระหว่างทางจะไม่เปลี่ยนทิศทางตู้ที่อยู่บนรางแล้ว; เฉพาะตู้ใหม่เท่านั้นที่จะตามเส้นทางใหม่.

ตัวอย่างเปรียบเทียบ:

แคมเปญเริ่มต้น:

การปรับเปลี่ยน:

คุณเปลี่ยน อีเมล 3 จาก วันศุกร์ เป็น วันเสาร์เวลา 15:00 น.

ผลกระทบ:

• ผู้ติดต่อที่มีอยู่: ผู้ติดต่อ 200 คนที่อยู่ในแคมเปญแล้ว จะไม่ถูกกระทบ. พวกเขาจะยังคงได้รับอีเมล 3 ในวันศุกร์เวลา 15:00 น.
• ผู้ติดต่อใหม่: ผู้ติดต่อใดก็ตามที่สมัครรับ หลังการเปลี่ยนแปลง จะได้รับอีเมล 3 ในวันเสาร์เวลา 15:00 น.

7. การปิดใช้งานและการเปิดใช้งานอีเมลอีกครั้ง

ใช้ความระมัดระวังเมื่อต้องเปิดใช้งานอีเมลแคมเปญอีกครั้ง

หากคุณปิดใช้งานอีเมลทั้งหมดในแคมเปญในขณะที่ผู้ติดต่อยังคงลงทะเบียนอยู่ การเปิดใช้งานอีเมลเหล่านั้นใหม่จะทำให้ถูกส่งซ้ำไปยังผู้ติดต่อทั้งหมดที่ยังลงทะเบียนอยู่ แม้ว่าพวกเขาจะได้รับมาก่อนแล้ว.

เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลซ้ำซ้อน ซึ่งอาจทำลายชื่อเสียงการส่งของคุณและนำไปสู่การร้องเรียนสแปม เราแนะนำให้สร้างแคมเปญใหม่ แทนการเปิดใช้งานอีเมลเก่าสำหรับผู้ติดต่อที่มีอยู่.

แนวปฏิบัติที่ดี:

• ปิดใช้งานอีเมลก็ต่อเมื่อคุณแน่ใจว่าจะไม่ส่งอีก.
• หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่กับลำดับที่กำลังทำงาน อยู่ปลอดภัยกว่าที่จะสร้างแคมเปญใหม่ที่มีเนื้อหาอัพเดต.

8. ผู้ติดต่อที่ยกเลิกการสมัครแต่ยังคงลงทะเบียนอยู่

เมื่อผู้ติดต่อ ยกเลิกการสมัครรับอีเมลการตลาด (จดหมายข่าว แคมเปญ ฯลฯ) หรือไม่สามารถติดต่อได้ (เนื่องจากการเด้ง) systeme.io จะไม่ลบพวกเขาออกจากแคมเปญโดยอัตโนมัติ.

สิ่งนี้หมายความว่า:

• ผู้ติดต่อยังคงลงทะเบียนในแคมเปญ.
• พวกเขายังคง เคลื่อนที่ผ่านขั้นตอนลำดับ ตามการหน่วงเวลาและเงื่อนไขที่ตั้งไว้.
• พวกเขาเพียงแต่จะไม่ได้รับอีเมลในขณะที่สถานะเป็น "ยกเลิกการสมัคร" หรือ "เด้งกลับ".

หากสถานะของผู้ติดต่อเปลี่ยนกลับเป็น "สมัครรับ" ในภายหลัง:

• พวกเขาจะกลับมาได้รับอีเมลเริ่มจากขั้นตอนที่พวกเขาได้ไปถึงในไทม์ไลน์.

สรุป: ลำดับแคมเปญจะไม่หยุดชะงัก, แม้ว่าผู้ติดต่อจะไม่สามารถรับข้อความได้ชั่วคราว.

เคล็ดลับสุดท้ายเพื่อการส่งที่ดีกว่า:

องค์ประกอบอีเมล เช่น HTML ที่ซับซ้อน ฟอนต์มากเกินไป รูปภาพขนาดใหญ่ และอีโมจิที่มากเกินไป สามารถเพิ่ม "ขนาด" ของอีเมลของคุณ อีเมลที่มีขนาดใหญ่หรือซับซ้อนเกินไปมีแนวโน้มที่จะถูกตัวกรองสแปมจับสัญญาณหรือถูกปฏิเสธโดยเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ.

เพื่อเพิ่มการเข้าถึง ให้รักษาอีเมลของคุณให้สะอาด น้ำหนักเบา และเน้นเนื้อหาที่ชัดเจนและเกี่ยวข้อง สิ่งนี้ช่วยให้มีโอกาสสูงสุดที่จะไปถึงกล่องจดหมายของผู้สมัครรับข่าวสารโดยตรง.